コミュニケーションの要として「チャット」を活用する

学校や塾、習い事などの教室では、悩みや学習の進捗具合が生徒によって異なります。チャットであれば個々のモチベーションアップや不安解消のため、また、保護者と情報共有のためのコミュニケーションツールとして活用することができます。

例えば、生徒とは勉強の不明点やテスト対策などに関する相談を受け付ける。保護者とは生徒の成績や学習の進捗を共有したり、自宅学習時の接し方、志望校に関する問い合わせを受け付けるなど、テキストだけでなく画像送信などで細かなフォローが可能です。

また、トレーニングジムなどの場合は、ユーザーに合わせてトレーニングプログラムや食事面でのアドバイスをチャットで指示することもでき、個別対応でユーザーの満足度を高めることができます。

自動応答メッセージでよくある問い合わせは即対応

ユーザーとの細かなコミュニケーションを目的にチャットを活用する場合、運用を効率化するためにも、問い合わせの頻度が高い内容に関しては自動応答メッセージで即時対応ができるように設定しておきましょう。

「応答メッセージ」では、ユーザーから送られてきたメッセージに特定のキーワードが含まれている場合、事前に設定した内容を自動で即時返信してくれる機能です。例えば、「授業」といったキーワードを登録しておき、「今日の授業は何時まで？」という問い合わせに対して授業の時間をテキストで送ったり、時間割を画像で返信するなどの設定が可能です。

また「AI応答メッセージ」は、ユーザーからのメッセージに対して、AIが内容を判別して適切なメッセージを返信する機能です。AIが内容を判別するため、応答メッセージのように「キーワード」を事前に設定する必要はありません。

AI応答メッセージの返信は「一般的な質問」「基本情報」「業種カテゴリ別」「予約情報」という4つのカテゴリに分かれていて、業種を設定することでその業種のよくある質問に対する返答が自動化できます。「業種カテゴリ別」を「教育」に設定し、齟齬がある返信内容については管理画面から直接、修正しましょう。

チャットタグを活用した「オーディエンス」で配信を効率化

各種教室や学習塾の場合、年齢や学習するクラスのレベル、曜日や時間帯など、生徒が所属するグループ単位で連絡を行うこともあります。このように、配信先を絞り込む必要があるときに便利な機能が、チャットタグを活用した「オーディエンス」機能です。

例えば、チャットでやり取りしているユーザーを「月曜19時中級クラス」「木曜14時初級クラス」などの名称ごとにタグ付けしてグルーピングしておきます。

その後、管理画面の「データ管理」＞「オーディエンス」から「チャットタグオーディエンス」を選択してオーディエンスを作成します。作成したオーディエンスはメッセージ配信先として設定することができるため、「各曜日の18時のクラス」のユーザーを対象にメッセージを配信するなどの活用が可能です。

ユーザーの問い合わせにはリッチメニューを活用

チャットで相談や問い合わせを受け付けていることを案内するため、リッチメニューに導線となるボタンを設定しましょう。リッチメニューはユーザーの閲覧頻度が高いトーク画面に固定で表示できるメニュー機能で、「問い合わせ」への誘導率を高めることができます。

例えば、「問い合わせ」ボタンの作成時にアクションとして「テキスト」を選択します。すると、該当のボタンをユーザーがタップした際、指定したテキストをチャットで送信させることができます。チャットはユーザーが何かしらの情報を送信しない限り、管理者側からメッセージを送ることができません。

リッチメニューを活用することで、ユーザーにチャットの送信を促し、その後のコミュニケーションにつなげることができます。

学校や教室などの場合、夏期講習や新規生徒募集に関するキャンペーン情報などはメッセージの一斉配信、細かな1対1のコミュニケーションはチャットと、目的に応じて機能を使い分けることができます。